以下では、電子フォーム管理の各機能について説明します。
（ａ） 内容一覧
「内容一覧」を選択した場合、グループに登録されている電子フォームの一覧（図２．２－２０）が表示されます。内容欄では電子フォームの名前や電子フォームの取扱等を説明し、その右の文書フォーム欄にはその電子フォームのイメージが表示されます。
図２．２－２０ 内容一覧
（ｂ） ひな形電子フォームの複写
「ひな形電子フォームの複写」を選択した場合、FNSシステムが保有する電子フォームの一覧（図２．２－２１）が表示されます。これらの中から必要な電子フォームを選択してグループの電子フォームとして登録します。
（ｄ） HTMLフォームのアップロード
「HTMLフォームのアップロード」を選択すると、HTMLフォームのアップロードのページ（図２．２－２３）が表示されます。
アップロードに先立ってHTMLフォームを用意する必要がありますが、HTMLフォームのデザインについてはそれぞれ目的別に詳しく説明します。
ここでは、HTMLフォームのアップロードのページ（図２．２－２３）を使用したアップロードの方法について解説します。
図２．２－２３ HTMLフォームのアップロード
■ 電子フォームとして使用するすべてのHTMLフォームはフォームIDを持ちます。HTMLフォームのアップロードの際このフォームIDを入力します。これはグループ内で電子フォームを識別するために用いられます。アップロードする電子フォームには名前をつけます。また、電子フォームについての簡単な説明をつけることもできます。そして、「新規書込フォームの取扱情報」を指定します。
■ 「新規書込フォームの取扱情報」とは、HTMLフォームの取り扱い方を規定する情報のことです。HTMLフォームの取り扱い方としては、次の２通りがあります。
（ⅰ） グループ内のメンバ間のデータ転送
通常、電子フォームの「新規入力フォーム」
ページと「受信閲覧」ページを使用します。
（ⅱ） 受付箱あるいは提示箱のデータの登録・変更・参照
「新規書込フォームの取扱情報」では、“配信”、“集信”、“発信”および“登録”のいずれか１つを指定します。 また、“配信”、“集信”、“発信”および“登録”を“:”（半角のコロン）でつなげた文字列を指定することもできます。
上記（ⅰ）の目的では、“配信”あるいは“集信”、“発信”を指定します。
上記（ⅱ）の目的では、“登録”を指定します。
「新規書込フォームの取扱情報」で、“配信”、“集信”、“発信”および“登録”を“:”（半角のコロン）でつなげた文字列を指定した場合、先頭に指定したものがアップロード時点における当該フォームの「新規書込フォームの取扱情報」として採用されます。
２つ目以降のものは、アップロード後に当該フォームに対する「新規書込フォームの取扱情報」の変更の候補となります。
例えば、“配信:集信”を指定した場合、アップロード直後の当該フォームは“配信”の目的で使用されますが、後で目的を“集信”に変更することが可能となります。この変更は後述の「（ｆ） フォーム取扱情報の変更」ページを使用して行います。
■ 「新規書込フォームの取扱情報」の“配信”、“集信”、“発信”はグループ内のメンバ間のデータ転送の仕方を規定しますので、データ転送規則と呼ばれます。データ転送規則は、グループ種別が“１対多”あるいは“多対多”の場合と、“任意”の場合とでは異なります。
グループ種別：“１対多”あるいは“多対多”の場合のデータ転送規則
運用者（A端利用者）と複数の利用者（B端利用者）との間では、２つのデータ転送規則：“配信”、“集信”に従った通信が可能です。それぞれの規則の意味は次表の通りです。
| 配信 |
運用者（A端利用者）は利用者（B端利用者）向けにデータを送
信します。 |
| 「新規書込フォームの取扱情報」で“配信”が指定されたHTMLフォームは、運用者（A端利用者）の「新規入力フォーム」
ページに表示されます。運用者（A端利用者）はこのページを経由して電子フォームを選択して記入し、利用者（B端利用者）に送信します。 利用者（B端利用者）は受信したデータを「受信閲覧」ページを経由して表示します。
|
| 集信 |
運用者（A端利用者）は利用者（B端利用者）からデータを収集
します。
|
| 「新規書込フォームの取扱情報」で“集信”が指定されたHTMLフォームは、利用者（B端利用者）の「新規入力フォーム」
ページに表示されます。利用者（B端利用者）はこのページを経由して電子フォームを選択して記入し、運用者（A端利用者）に送信します。 運用者（A端利用者）は受信したデータを「受信閲覧」ページを経由して表示します。
|
グループ種別：“１対多”あるいは“多対多”の場合のデータ転送規則で許される宛先は次表の通りです。
|
転送規則
|
宛先
|
|
“配信”
|
_ALLOTHERSIDE、利用者名、_MANAGER
|
|
“集信”
|
_ALLOTHERSIDE、利用者名、_MANAGER
|
注）宛先については「３．２ （２） HTMLフォームのデザイン」を参照されたい。
グループ種別：“任意”の場合のデータ転送規則
“任意”グループには運用者やA端利用者、B端利用者は存在せず、全て同格の利用者のみが存在します。この場合のデータ転送規則として“発信”があります。
| 発信 |
ある１人の利用者が他の利用者向けにデータを送信します。
|
| 「転送規則情報」で“発信”が指定されたHTMLフォームは、すべての利用者の「新規入力フォーム」
ページに表示されます。ある１人の利用者が「新規入力フォーム」
ページを経由して電子フォームを選択して記入し、その他の利用者向けにデータを送信します。その他の利用者は「受信閲覧」ページを経由して受信したデータを表示します。 |
グループ種別：“任意”の場合のデータ転送規則で許される宛先は次表の通りです。
|
転送規則
|
宛先
|
|
“発信”
|
_ALL、利用者名、_MANAGER
|
注）宛先については「３．２ （２） HTMLフォームのデザイン」を参照されたい。
データ転送規則は同時に複数の相手に送信することを意味しているわけではなく、その可能性を規定しているに過ぎません。実際に、特定の１人に送信するか同時に複数の相手に送信するかは、HTMLフォームのデザイン次第で、データを送信する際に選択可能とすることができます。
■ 「新規書込フォームの取扱情報」で“登録”を指定した場合、HTMLフォームは受付箱あるいは提示箱のデータの登録・変更・参照で使用されることを意味します。受付箱および提示箱でのHTML
フォームの扱い方については、それぞれ「３．６ 受付箱管理」、「３．７ 提示箱管理」を参照してください。
■ HTMLフォームとして使用する各種ファイルを指定します。
HTMLフォームが２つの目的、即ち、「（ⅰ） グループ内のメンバ間のデータ転送」、「（ⅱ） 受付箱あるいは提示箱のデータの登録・変更・参照」で使用されることは、既に述べましたが、いずれの場合においても、次の操作が伴います。
① HTMLフォームの起票
② HTMLフォームの参照
③ HTMLフォームの返信あるいは更新 （任意）
HTMLフォームをはじめて起票した利用者が何でも書きこめるようにしておく必要があります。このためのHTMLフォームは新規書込フォームファイルとして用意します。
「HTMLフォームの参照」と「HTMLフォームの返信あるいは更新」については、HTMLフォームがXML指定つきの場合とXML指定なしの場合とで扱い方が異なります。
・ XML指定つきフォームの場合
この場合、「HTMLフォームの参照」と「HTMLフォームの返信あるいは更新」が使用できます。新規書込フォームで書き込んだデータを参照する利用者がその内容を書き換えては困ります。そこで、FNSシステムではデータの参照のみを許された利用者が記入内容を書き換えられないようにすることを要求します。そのために、同じフォームIDのHTMLフォームであっても書込可のものと読出専用のものが必要となります。これら２つに加えて返信あるいは更新用のHTMLフォームが必要となることがあります。
新規書込フォームのみしか指定しないケースがありますが、その場合、新規書込フォームが便宜的に表示専用としても使われます。
・ ＸＭＬ指定なしフォームの場合
この場合、「HTMLフォームの起票」だけが可能です。「HTMLフォームの参照」と「HTMLフォームの返信あるいは更新」は使用できません。このケースのデータ表示にはFNSシステム既定の方式が適用されます。
アップロードしたHTMLフォームを利用する際、そのイメージを概観するための縮小表示用画像も必要となります。
次表はアップロードするファイルを整理したものです。
|
|
用途
|
XML指定つき
|
XML指定なし
|
|
新規書込フォーム
|
HTMLフォームの起票
|
必須
|
必須
|
| 表示専用フォーム |
HTMLフォームの参照
|
任意
|
不可
|
| 返信更新フォーム |
HTMLフォームの返信あるいは更新
|
任意
|
不可
|
| 縮小表示用画像
|
フォーム選択のイメージ表示
|
必須
|
必須
|
■ XML指定つきHTMLフォームが「グループ内のメンバ間のデータ転送」で使用される場合、「XMLタイプ時の詳細オプション指定」が意味を持ちます。
これらのオプションは受信閲覧において、① 返信するか否か、② 返信する場合返信先の宛先を変更するか否か、③ 返信する際のHTMLフォームを変更するか否か、を選択できるようにしています。
| ① |
「受信キューは返信操作モードで閲覧」をチェックすると、受信閲覧時に表示されるHTMLフォームは「返信更新フォーム」が使用されます。
チェックしない場合、受信閲覧は「表示専用フォーム」で行われます。 |
| ② |
「返信操作モード時mfdist（宛先）置換え不要」をチェックすると、返信操作時の宛先は自動的に指定されません。
チェックしない場合、返信操作時の宛先は発信者となります。 |
| ③ |
「返信操作モード時mfformid（フォームＩＤ）をXXXXXで置換える。」をチェックすると、返信する際のHTMLフォームをXXXXXに置き換えることができます。
チェックしない場合、返信操作では「返信更新フォーム」が使用されます。 |
■ HTMLフォームのアップロードのページ（図２．２－２３）の上記の記入および選択が済みましたら、「アップロード実行」ボタンを押下しますと、HTMLフォームがFNSシステムにアップロードされます。
■ グループ種別：“通信なし”の場合のHTMLフォームの扱いについて。
“通信なし”グループにおいてもHTMLフォームをアップロードできますが、グループ内でデータ転送を行うために使用することはできません。ここでアップロードされた電子フォームは他のグループで参照することを意図しています。このグループの電子フォームを参照できるのはこのグループの作成者と、参照許可設定で指定した作成者とグループの管理者です。
※HTMLフォームを受付箱あるいは提示箱のデータの登録・変更・参照の目的で使用することは可能です。
（ｅ） PDFフォームのアップロード
「PDFフォームのアップロード」を選択すると、PDFフォームのアップロードのページ（図２．２－２４）が表示されます。独自にデザインした電子フォームをこのページを利用してグループ用の電子フォームとしてアップロードします。
アップロードに先立ってPDFフォームをデザインする必要がありますが、PDFフォームのデザインについては「３．２ （１） PDFフォームのデザイン」で詳しく説明します。
ここでは、PDFフォームのアップロードのページ（図２．２－２４）を使用したアップロードの方法について解説します。
■ 電子フォームとして使用するすべてのPDFフォームはフォームIDを持ちます。PDFフォームのアップロードの際このフォームIDを入力します。これはグループ内で電子フォームを識別するために用いられます。アップロードする電子フォームには名前をつけます。また、電子フォームについての簡単な説明をつけることもできます。そして、「転送規則情報」を指定します。
■ 「転送規則情報」とはPDFフォームを用いて１人のメンバと他のメンバとの間でのデータ交換規則のことです。
「転送規則情報」では、“配信”、“集信”、“配信＆集信”、“集信＆配信”、“発信”および“発信＆返信”のいずれか１つを指定します。 また、“配信”、“集信”、“配信＆集信”、“集信＆配信”、“発信”および“発信＆返信”を“:”（半角のコロン）でつなげた文字列を指定することもできます。
「転送規則情報」で、“配信”、“集信”、“配信＆集信”、“集信＆配信”、“発信”および“発信＆返信”を“:”（半角のコロン）でつなげた文字列を指定した場合、先頭に指定したものがアップロード時点における当該フォームの「転送規則情報」として採用されます。
２つ目以降のものは、アップロード後に当該フォームに対する「転送規則情報」の変更の候補となります。
例えば、“配信:集信”を指定した場合、アップロード直後の当該フォームは“配信”の目的で使用されますが、後で目的を“集信”に変更することが可能となります。この変更は後述の「（ｆ） フォーム取扱情報の変更」ページを使用して行います。
■ データ転送規則はグループ種別が“１対多”あるいは“多対多”の場合と、“任意”の場合により異なります。
グループ種別：“１対多”あるいは“多対多”の場合のデータ転送規則
運用者（A端利用者）と複数の利用者（B端利用者）との間で、４つのデータ転送規則：“配信”、“集信”、“配信＆集信”、“集信＆配信”に従った通信ができます。それぞれの規則の意味について次表に説明します。
グループ種別：“任意”の場合のデータ転送規則で許される宛先および返信用宛先は次表の通りです。
|
転送規則
|
宛先あるいは返信用宛先
|
|
“発信”
|
宛先：
_ALL、利用者名、_MANAGER
|
|
“発信＆返信”
|
宛先：_ALL、利用者名、_MANAGER
返信用宛先：
_SENDER、_ALL、利用者名、_MANAGER
|
注）宛先あるいは返信用宛先については「３．２ （１） PDFフォームのデザイン」を参照されたい。
データ転送規則は同時に複数の相手に送信することを意味しているわけではなく、その可能性を規定しているに過ぎません。実際に、特定の１人に送信するか同時に複数の相手に送信するかは、PDFフォームのデザイン次第で、データを送信する際に選択可能とすることができます。
■ PDFフォームとして使用する各種ファイルを指定します。
データ転送規則の説明から明らかなように、PDFフォームには次の操作が伴います。
① PDFフォームの起票
② PDFフォームの参照
③ PDFフォームの返信 （任意）
PDFフォームをはじめて起票した利用者は何でも書きこめるようにしておく必要があります。このためのPDFフォームは書込可用フォームファイルとして用意します。受信者がその内容を書き換えては困ります。そこで、FNSシステムでは受信者が発信者の記入内容を書き換えられないようにすることを要求します。そのために、同じフォームIDの電子フォームであっても書込可のものと読出専用のものが必要となります。データ転送規則の“配信＆集信”、“集信＆配信”、“発信＆返信”ではこれら２つに加えて受信した電子フォームの１部だけが書込可の返信記入用のものが必要です。さらに登録した電子フォームを利用する際、そのイメージを概観するための縮小表示用画像も必要です。
１つの電子フォームのアップロードには次表に示すように複数のファイルを用意する必要があります。
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|
用途
|
指定の必要性
|
|
書込可用フォーム
|
PDFフォームの起票
|
必須
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| 読出専用フォーム
|
PDFフォームの参照
|
必須
|
| 返信記入用フォーム
|
PDFフォームの返信
|
任意
|
| 縮小表示用画像
|
フォーム選択のイメージ表示
|
必須
|
変更できる属性はHTMLフォームとPDFフォームとでは異なります。
■ HTMLフォームの場合
変更できる属性は「新規書込フォームの扱い」と「禁止情報」、「XMLタイプ時の詳細オプション」です。
選択できる「新規書込フォームの扱い」は、HTMLフォームアップロード時の「新規書込フォームの取扱情報」で指定した、“配信”、“集信”、“発信”および“登録”を“:”（半角のコロン）でつなげた文字列の内の１つです。
禁止情報は電子フォームのデータ転送を規制し、次表の１つが選択できます。
|
選択項目
|
電子フォームの“宛先”あるいは“返信用宛先”で指定できる宛先 |
| 禁止事項なし |
すべての宛先が指定できる |
| 同報以外転送禁止 |
_ALLOTHESIDEあるいは_ALLのみが指定できる |
| 同端利用者指定個別発信禁止 |
“同端利用者指定個別発信”以外が指定できる |
| 異端利用者指定個別発信禁止 |
“異端利用者指定個別発信”以外が指定できる |
| 同報発信禁止 |
_ALLOTHESIDEあるいは_ALL以外が指定できる |
| 全転送禁止 |
すべての宛先が指定できない。即ち、データ転送はできない |
「XMLタイプ時の詳細オプション」については、「（ｄ） HTMLフォームのアップロード」を参照してください。
■ PDFフォームの場合
変更できる属性は「転送規則」と「禁止情報」です。
選択できる「転送規則」は、PDFフォームアップロード時の「転送規則情報」で、“配信”、“集信”、“配信＆集信”、“集信＆配信”、“発信”および“発信＆返信”を“:”（半角のコロン）でつなげた文字列の内の１つです。
禁止情報はHTMLフォームの場合と同じです。
